Как цифровизация помогает заботиться о детях во время войны: опыт МБО “БФ “СОС Детские Городки” Украина
Довольно часто на скорость работы благотворительных фондов влияет оперативная подготовка и подписание документов. В условиях войны, проблем с электричеством и пребывания людей в разных точках мира налаживать документооборот становится еще сложнее.
Как автоматизировать процессы в сфере благотворительности с помощью ЭДО (электронный документооборот) рассказывает Сергей Лукашов, директор МБО "БФ "СОС Детские Городки" Украина Украина, пишет Рубрика.
Какая проблема?
С началом полномасштабного вторжения наша организация начала расширять свою деятельность и открывать новые локации, проекты. Наши сотрудники разместились почти по всей Украине. Это и Николаевская, и Харьковская области, и Киев, и так же города на западе Украины.
У нас часто происходят тендерные закупки, требующие участия многих коллег и подписания тендерной документации по результатам. Отправка бумаг по почте занимала много времени. К тому же при внесении изменений нужно было начинать весь процесс сначала. И это стало своеобразным толчком поиска решения этой проблемы.
Какое решение?
МБО "БФ "СОС Детские Городки" Украина Украина перевели в сервис цифровых решений для бизнеса «Вовремя» тендерные документы, договоры с поставщиками, соглашения, акты выполненных работ и другие документы.
Мы сделали предметную презентацию для всех наших сотрудников, работающих с этим сервисом, чтобы они имели инструкцию и все необходимые знания. У нас достаточно прогрессивные работники и они всегда за оптимизацию, поиск современных решений, инновации, поэтому сложностей не возникало. Напротив, люди видели, что это гораздо удобнее, намного быстрее, чем обмениваться бумажными экземплярами.
А вот с поставщиками ситуация немного отличается, ведь не все работают с ЭДО. Мы в целом как организация не настаиваем на том, чтобы это были электронные документы. Но когда предлагаем вариант подписания соглашений с поставщиком, стараемся убедить его в удобстве и эффективности ЭДО. И многие принимают это предложение.
Плюсы и минусы ЭДО
С одной стороны, электронный документооборот удобен, поскольку одновременно можно просматривать документ всем привлеченным специалистам, соответственно разные отделы и работники могут утверждать и согласовывать документы.
С другой стороны, иногда возникают сложности. Еще не все привыкли работать именно с электронными сервисами и часто забывают оперативно реагировать на новые документы.
В основном, каких-либо существенных сложностей у нас не возникало. Конечно, несколько проблематично сразу было зарегистрировать большое количество коллег. Но мы наладили этот процесс.
Главным преимуществом ЭДО для нас является экономия времени сотрудников и ускорение подписания документов. Если на подписание и пересылку бумаги нужно потратить от трех суток, то в своевременно это можно сделать в несколько кликов. Даже аудиторские проверки мы проходим, подавая электронные документы. Это такие ключевые для нас положительные моменты, которые отмечают многие коллеги.
Мы как организация всегда стараемся двигаться в ногу со временем. Еще пять лет назад большинство документов было в бумажном виде. А сейчас у нас почти все в электронном архиве. И все процессы в организации ускорились и оптимизировались. Цифровизация действительно помогает благотворительным фондам работать более эффективно. Особенно это актуально в условиях войны, когда помощь должна оказываться без промедления, и скорость играет ключевую роль.
Напомним, что за год украинский бизнес, благодаря электронным документам и чекам, спас более 48 тысяч деревьев, которые могут расти на площади от 30 до 60 гектаров. Также сэкономлены немалые затраты электроэнергии, воды и горючего.
