Звільнення працівника у 2026 році: які звіти подати, як нарахувати ЄСВ і які штрафи загрожують роботодавцю

Звільнення працівника для роботодавця означає не лише видання наказу та проведення остаточного розрахунку. Припинення трудових відносин необхідно правильно відобразити у податковій та ЄСВ-звітності, визначити, на які виплати нараховується єдиний соціальний внесок, та своєчасно його сплатити. Помилки можуть призвести до штрафів, пені, необхідності виправляти персоніфіковані відомості працівника, а в окремих випадках — до додаткових виплат самому звільненому працівникові.

При цьому у 2026 році правила подання об’єднаної звітності змінилися. Нові форми Податкового розрахунку, затверджені наказом Міністерства фінансів від 7 травня 2026 року №243 зі змінами, набрали чинності 17 липня 2026 року та застосовуються з 1 серпня.

Що роботодавець повинен зробити у день звільнення

Відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю роботодавець у день звільнення зобов’язаний видати працівникові копію наказу або розпорядження про звільнення, письмово повідомити його про нараховані та виплачені суми та провести розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП.

За загальним правилом усі належні працівникові суми виплачуються в день звільнення. Якщо працівник цього дня не працював, кошти мають бути виплачені не пізніше наступного дня після пред’явлення ним вимоги про розрахунок.

У письмовому повідомленні роботодавець повинен окремо зазначити кожний вид виплати — основну та додаткову зарплату, заохочувальні й компенсаційні виплати та інші суми, на які працівник має право.

Чи потрібно подавати окреме повідомлення про звільнення до ДПС

Для звичайного роботодавця окремого повідомлення до податкової про звільнення працівника, аналогічного повідомленню про прийняття на роботу, законодавство не передбачає.

Відомості про припинення трудових відносин відображаються у складі Податкового розрахунку, передусім у додатку Д5, а інформація про нарахований дохід, податки та ЄСВ — у відповідних інших додатках.

Окремі правила діють для критично важливих підприємств, установ та організацій. Вони повинні не пізніше ніж протягом наступного дня після звільнення працівника передати відповідні відомості Пенсійному фонду через вебпортал електронних послуг ПФУ. Таке ж оперативне інформування передбачене, зокрема, при прийнятті, переведенні, переміщенні та поновленні працівника.

Коли і як подається Податковий розрахунок у 2026 році

Для юридичних осіб та інших податкових агентів, крім ФОП і осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, звітним періодом є календарний місяць. Податковий розрахунок подається протягом 20 календарних днів після закінчення відповідного місяця.

ФОП-роботодавці та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, у 2026 році звітують щокварталу з розбивкою показників за місяцями кварталу. Строк подання — протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу.

Отже, якщо працівника юридичної особи звільнили у вересні 2026 року, кадрові та розрахункові відомості про нього відображаються у звітності за вересень. ФОП-роботодавець відобразить вересневі показники у квартальному Розрахунку з розбивкою за відповідним місяцем.

Д5: де відображається саме звільнення

Для юридичних осіб інформація про припинення трудових відносин відображається у додатку Д5.

У ньому, зокрема, зазначаються дата закінчення трудових відносин, документ-підстава та підстава припинення трудових відносин. Графа 17 Д5 обов’язково заповнюється при звільненні працівника відповідної категорії.

Підстава звільнення повинна відповідати кадровому документу та законодавчій підставі припинення трудового договору.

Для ФОП-роботодавців та осіб, які провадять незалежну професійну діяльність, аналогічну функцію виконує додаток ФІЗ-Д5 до квартального Розрахунку. Порядок його заповнення відповідає правилам Д5 для юридичних осіб.

Д1: зарплата та ЄСВ працівника

У додатку Д1 юридична особа відображає персоніфіковані дані про заробітну плату та інші виплати, які входять до бази нарахування ЄСВ, а також суму самого внеску.

ФОП-роботодавці відповідні дані зазначають у ФІЗ-Д1 квартального Розрахунку з розподілом за місяцями.

Саме на цьому етапі роботодавцю потрібно правильно відокремити виплати, на які нараховується ЄСВ, від виплат, що до його бази не включаються.

4ДФ: коли зазначається дата звільнення

У додатку 4ДФ юридичної особи у графі 8 зазначається дата звільнення фізичної особи з роботи.

За чинним Порядком ця графа заповнюється щодо осіб, яких звільнили у звітному періоді за місцем роботи, де вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, а також щодо осіб, звільнених до початку звітного періоду, але яким у цьому періоді виплачувався відповідний дохід.

Тому якщо працівника звільнено, але у відповідному звітному періоді йому взагалі не нараховувався і не виплачувався дохід, лише заради зазначення дати звільнення рядок у 4ДФ не формують. Сам факт припинення трудових відносин при цьому відображається у Д5.

Для ФОП-роботодавців аналогічні відомості наводяться у ФІЗ-4ДФ.

Скільки ЄСВ потрібно нарахувати при звільненні

Загальна ставка ЄСВ для роботодавця становить 22% бази нарахування.

У 2026 році мінімальна заробітна плата встановлена у розмірі 8 647 грн на місяць. Відповідно мінімальний страховий внесок за ставкою 22% становить:

8 647 грн × 22% = 1 902,34 грн.

Однак при звільненні працівника протягом місяця правило про мінімальну базу ЄСВ застосовується не так, як у разі перебування працівника у трудових відносинах повний місяць.

Максимальна база нарахування ЄСВ для звичайного працівника у 2026 році становить 20 мінімальних зарплат:

8 647 грн × 20 = 172 940 грн.

Отже, максимальна сума ЄСВ за ставкою 22% становить:

172 940 грн × 22% = 38 046,80 грн.

Такий розмір максимальної бази безпосередньо встановлено статтею 32 Закону про Державний бюджет України на 2026 рік.

Працівник звільняється посеред місяця: чи потрібно «дотягувати» ЄСВ

Якщо працівника за основним місцем роботи прийнято або звільнено протягом місяця і зарплата за фактично відпрацьований час є меншою за мінімальну, ЄСВ розраховується із фактично нарахованої зарплати.

Тобто вимога сплатити ЄСВ щонайменше з мінімальної зарплати у такому випадку не застосовується, оскільки працівник перебував у трудових відносинах не повний календарний місяць.

Наприклад, працівник звільнився 15 вересня і за відпрацьований час йому нараховано 6 000 грн зарплати. Якщо інших виплат, які входять до бази ЄСВ, немає, внесок становитиме:

6 000 грн × 22% = 1 320 грн.

Донараховувати ЄСВ до 1 902,34 грн лише через те, що зарплата працівника нижча за мінімальну, у такій ситуації не потрібно.

Компенсація за невикористану відпустку: чи є ЄСВ

Якщо компенсацію за невикористані щорічні основну та додаткові відпустки нараховують працівникові у місяці його звільнення, така сума входить до бази нарахування ЄСВ.

Наприклад, якщо працівникові нараховано 6 000 грн зарплати та 4 000 грн компенсації за невикористану щорічну відпустку, база ЄСВ становитиме 10 000 грн, а внесок — 2 200 грн.

Інше правило застосовується, якщо компенсацію за невикористану відпустку нарахували вже після звільнення особи. У такому разі ЄСВ на цю компенсацію не нараховується, оскільки йдеться про виплату за невідпрацьований час колишньому працівникові.

Чи нараховується ЄСВ на вихідну допомогу

Вихідна допомога при припиненні трудового договору включена до затвердженого Кабінетом Міністрів переліку виплат, на які ЄСВ не нараховується.

Так само до цього переліку включені відшкодування, нараховані працівникам за час затримки розрахунку при звільненні.

Отже, бухгалтер не повинен автоматично включати до бази ЄСВ усі виплати, здійснені при звільненні. Зарплата та компенсація за невикористані щорічні відпустки, нарахована у місяці звільнення, за загальним правилом формують базу ЄСВ, а вихідна допомога — ні.

Коли потрібно сплатити ЄСВ

ЄСВ, нарахований роботодавцем за календарний місяць, сплачується у строки, встановлені Законом №2464.

Крім того, закон передбачає сплату внеску одночасно з виплатою доходу, на який його нараховано. Тому при проведенні остаточного розрахунку у день звільнення необхідно враховувати і вимогу щодо своєчасного перерахування ЄСВ.

Порушення саме цього правила має окрему фінансову санкцію.

Які штрафи передбачені за помилки у Податковому розрахунку

Відповідно до пункту 119.1 Податкового кодексу за неподання, подання з порушенням установлених строків, не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або помилками у відповідній податковій звітності передбачено штраф 1 020 грн, якщо такі відомості чи помилки призвели до зменшення або збільшення податкових зобов’язань платника та/або до зміни платника податку.

За таке саме порушення, вчинене платником, до якого протягом року вже застосовувався відповідний штраф, санкція становить 2 040 грн.

Отже, саме по собі виявлення будь-якої технічної описки не означає автоматичного накладення штрафу за пунктом 119.1 ПКУ. Значення мають характер помилки та передбачені Кодексом наслідки.

Які санкції загрожують за порушення щодо ЄСВ

Стаття 25 Закону №2464 встановлює окрему систему фінансової відповідальності.

За несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ застосовується штраф у розмірі 20% своєчасно не сплаченої суми.

За донарахування податковим органом або самим платником своєчасно не нарахованого ЄСВ передбачений штраф у розмірі 10% донарахованої суми за кожний повний або неповний звітний період, за який здійснено донарахування, але не більше 50% донарахованого ЄСВ.

За несплату, неповну або несвоєчасну сплату ЄСВ одночасно з видачею виплат, на які нараховується внесок, передбачений окремий штраф — 10% таких несплачених або несвоєчасно сплачених сум.

Крім штрафу, на суму недоїмки нараховується пеня з розрахунку 0,1% суми недоплати за кожний день прострочення.

Крім фінансових санкцій для платника, за порушення законодавства про збір та облік ЄСВ законодавством передбачена також адміністративна відповідальність посадових осіб та фізичних осіб — підприємців за статтею 165-1 КУпАП. Конкретний розмір адміністративного стягнення залежить від виду порушення, суми несплаченого внеску та повторності правопорушення.

Якщо роботодавець затримав остаточний розрахунок

Окремо від податкових та ЄСВ-санкцій діє трудова відповідальність перед працівником.

За статтею 117 КЗпП у разі невиплати з вини роботодавця належних звільненому працівникові сум у строки, передбачені статтею 116 КЗпП, за відсутності спору про їх розмір роботодавець повинен виплатити працівникові його середній заробіток за весь час затримки до дня фактичного розрахунку, але не більш як за шість місяців.

Це не податковий штраф, але для роботодавця така затримка може мати значні фінансові наслідки.

Що варто перевірити перед закриттям звільнення

Перед завершенням процедури роботодавцю варто перевірити:

• чи правильно оформлено наказ і зазначено законодавчу підставу звільнення;
• чи проведено повний розрахунок у строки, визначені статтями 47 і 116 КЗпП;
• чи правильно розмежовано зарплату, компенсацію за невикористану відпустку, вихідну допомогу та інші виплати для цілей ЄСВ;
• чи відображено припинення трудових відносин у Д5 або ФІЗ-Д5;
• чи правильно зазначено доходи та, за наявності відповідних підстав, дату звільнення у 4ДФ або ФІЗ-4ДФ;
• чи правильно визначено базу та суму ЄСВ у Д1 або ФІЗ-Д1;
• чи не застосовано помилково мінімальну базу ЄСВ до працівника, який звільнився протягом місяця;
• чи своєчасно сплачено ЄСВ;
• чи подано оперативні відомості до ПФУ, якщо роботодавець належить до критично важливих.

Таким чином, звільнення працівника у 2026 році є одночасно кадровою, розрахунковою та звітною операцією. Роботодавцю необхідно правильно оформити припинення трудових відносин, провести остаточний розрахунок, визначити базу ЄСВ та відобразити дані працівника у відповідних додатках до Податкового розрахунку.

При цьому для юридичних осіб звітність залишається щомісячною, тоді як ФОП-роботодавці та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, звітують щокварталу з розбивкою даних за місяцями. Помилки у даті або підставі звільнення можуть вплинути на персоніфіковані дані працівника, а неправильне визначення бази ЄСВ чи несвоєчасна сплата внеску — спричинити фінансові санкції та пеню.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.