Директор або бухгалтер у відпустці: хто та як може підписувати електронну звітність

У разі тимчасової відсутності директора або головного бухгалтера підприємство може забезпечити безперервне подання податкової звітності, делегувавши право підпису іншій уповноваженій особі. Для цього необхідно завчасно повідомити контролюючий орган.

Як передбачено п. 3 розд. ІІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 №557, для надання права підпису електронних документів іншим особам автор повідомляє про них контролюючий орган, у якому перебуває на обліку. Це здійснюється шляхом подання в електронному вигляді Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису за формою, визначеною додатком 1 до Порядку.

У разі тимчасової відсутності керівника підприємства, зокрема через відпустку, відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею встановленого законодавством віку або лікарняний, податкова звітність підписується у визначеній послідовності. Першим накладається кваліфікований або удосконалений електронний підпис головного бухгалтера, другим — підпис особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор», а третім — кваліфікована електронна печатка, якщо вона використовується.

Якщо строк дії кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор» або «Бухгалтер», закінчився, така особа автоматично втрачає право підписувати електронні документи.

У разі тимчасової відсутності головного бухгалтера через відпустку, відпустку для догляду за дитиною або лікарняний сформована податкова звітність підписується кваліфікованим або удосконаленим електронним підписом керівника підприємства та кваліфікованою електронною печаткою за її наявності.

Як раніше писала «Судово-юридична газета», Східне міжрегіональне управління Міністерства юстиції роз’яснило нюанси підписання посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів. Порядок вчинення правочинів, заяв та їх підписання регулюється, зокрема, Цивільним кодексом України, Законом України «Про нотаріат» та Порядком вчинення нотаріальних дій, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5.

Коли ви підписуєте документ у нотаріуса, він перевіряє справжність вашого підпису, спостерігаючи за процесом особисто. Якщо ж ви підписали документ заздалегідь, вам доведеться особисто підтвердити, що це зробили саме ви. Для встановлення вашої особи нотаріус використовує документи, перелік яких визначено у статті 43 Закону України «Про нотаріат».