Документи після закриття ФОП: що потрібно зберегти і на який строк

Закриття фізичної особи-підприємця не означає, що всі документи, пов’язані з підприємницькою діяльністю, можна одразу знищити. Частину документації необхідно зберігати протягом визначеного законом строку, а в окремих випадках — передавати до архіву.

Як пояснили в Державній податковій службі України, обов’язок щодо збереження документів передбачений Податковим кодексом України. Строк залежить від виду документа.

Основні терміни визначені пунктом 44.3 статті 44 Податкового кодексу:

• 1 095 днів (три роки) — для документів, на які не поширюються довші строки;
• 1 825 днів (п’ять років) — для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, у випадках, передбачених законодавством;
• 2 555 днів (сім років) — для окремих документів та інформації, необхідних для податкового контролю у сфері трансфертного ціноутворення, контрольованих іноземних компаній та окремих доходів нерезидентів.

Строк зберігання документа відраховується не обов’язково від дати його створення. Для документів, які використовувалися для складання податкової звітності, відлік починається з дня її подання. Якщо звітність не подавалася — з граничного строку її подання.

Для документів, пов’язаних із виконанням вимог іншого законодавства, контроль за яким здійснюють податкові органи, строк обчислюється від дня відповідної господарської операції. Тому сам факт того, що документ був створений кілька років тому, не означає, що його вже можна знищувати.

Податковий кодекс передбачає окреме правило для ліквідації платника податків. Документи за останні 1 825 днів, тобто п’ять років, що передували даті ліквідації, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Для окремих документів діє довший — семирічний — строк зберігання.