ДПС знайшла неоформленого працівника: роботодавцю можуть загрожувати одразу кілька штрафів

Податкова перевірка може стосуватися не лише правильності нарахування та сплати податків. Під час документальної або фактичної перевірки ДПС може виявити порушення, пов’язані з оформленням трудових відносин, виплатою доходів працівникам, нарахуванням і сплатою ПДФО та військового збору, а також поданням інформації про доходи фізичних осіб, повідомила Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради.

При цьому одне порушення може мати кілька різних юридичних наслідків, оскільки трудова, податкова та адміністративна відповідальність регулюються різними нормами законодавства.

Що відбувається, якщо ДПС виявляє порушення трудового законодавства

Якщо під час документальної та/або фактичної перевірки податківці встановлюють порушення законодавства про працю, цей факт фіксується в акті перевірки.

Копію акта направляють до органів Державної служби України з питань праці для вжиття відповідних заходів.

Таким чином, повноваження органів необхідно розмежовувати. ДПС під час перевірки фіксує виявлені порушення та у передбачених законом випадках застосовує податкові санкції.

Водночас Держпраці може застосовувати фінансові санкції за порушення законодавства про працю відповідно до статті 265 Кодексу законів про працю України.

Отже, результатом податкової перевірки можуть стати не лише податкові, а й трудові наслідки.

Неоформлений працівник: чому може виникнути кілька видів відповідальності

Якщо людина фактично працює на підприємстві, але трудові відносини з нею належним чином не оформлені, під час перевірки ДПС може встановити цей факт.

У такому випадку може виникнути питання про відповідальність за порушення законодавства про працю.

Якщо водночас працівнику фактично виплачували дохід, з якого не були належним чином нараховані, утримані та/або сплачені податки, виникає також податковий ризик.

Тобто одна ситуація може охоплювати одразу кілька видів порушень:

• порушення трудового законодавства;
• порушення правил оподаткування доходу;
• порушення вимог щодо податкової інформації та звітності;
• адміністративну відповідальність посадової особи у випадках, передбачених законом.

Який податковий штраф передбачений

Механізм відповідальності за статтею 125-1 Податкового кодексу України відрізняється від фінансових санкцій за статтею 265 КЗпП.

Якщо окремі трудові штрафи розраховуються через кількість мінімальних заробітних плат, то відповідальність за статтею 125-1 ПКУ прив’язана до суми податку, який підлягав нарахуванню та/або сплаті.

За ненарахування та/або неутримання, та/або несплату (неперерахування), та/або нарахування, сплату (перерахування) не в повному обсязі податків, у тому числі податковим агентом, до або під час виплати доходу передбачений штраф у розмірі 10% суми податку, яка підлягала нарахуванню та/або сплаті до бюджету.

Якщо такі дії вчинені умисно, штраф становить 25% суми податку.

За повторне умисне порушення протягом 1095 календарних днів штраф становить 50%, а за третє та наступні такі умисні порушення протягом 1095 днів — 75% суми податку.

Наприклад, якщо внаслідок порушення до бюджету мав бути сплачений ПДФО у розмірі 100 000 грн, сума штрафу становитиме:

• 10 000 грн — за базовим розміром штрафу за відповідних умов;
• 25 000 грн — у разі встановлення умисного порушення;
• 50 000 грн — за повторне умисне порушення протягом 1095 днів;
• 75 000 грн — за третє та наступні умисні порушення.

Це саме податкова відповідальність. Питання відповідальності за порушення законодавства про працю вирішується окремо відповідно до КЗпП України.

Сам податковий борг ще не означає штраф за статтею 125-1 ПКУ

Верховний Суд у постанові від 10 березня 2026 року у справі № 140/4934/25 звернув увагу на необхідність встановлення саме тих обставин, з якими стаття 125-1 ПКУ пов’язує відповідальність.

Йдеться не просто про наявність несплаченої суми податку.

Для застосування цієї норми необхідно встановити факт ненарахування, неутримання та/або несплати (неперерахування) податку до або під час виплати доходу — залежно від конкретного складу порушення.

Тому для застосування штрафу мають значення конкретні обставини порушення, а не лише сам факт наявності податкової заборгованості.

Відповідальність може стосуватися і податкової звітності

Окремий блок відповідальності стосується фізичних осіб — платників податків.

За неподання, несвоєчасне подання, подання не в повному обсязі або з недостовірними відомостями відповідної податкової інформації можуть застосовуватися штрафи відповідно до пункту 119.1 статті 119 ПКУ.

Тому роботодавцю недостатньо лише правильно нарахувати заробітну плату.

Необхідно також контролювати:

• правильність інформації про працівників;
• суми виплачених доходів;
• нараховані та утримані податки;
• своєчасність подання відповідної інформації до ДПС.

Яка відповідальність загрожує посадовій особі

Фінансова санкція для підприємства не обов’язково є єдиним видом відповідальності.

За окремі порушення правил утримання або перерахування ПДФО, а також неповідомлення чи несвоєчасне повідомлення податкових органів про доходи громадян стаття 163-4 КУпАП передбачає адміністративну відповідальність посадових осіб підприємств, установ та організацій, а також громадян — суб’єктів підприємницької діяльності.

За відповідні порушення передбачено попередження або штраф від 2 до 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

За повторне протягом року порушення — від 3 до 5 неоподатковуваних мінімумів.

Таким чином, необхідно розрізняти:

• фінансову відповідальність роботодавця;
• податкову відповідальність;
• адміністративну відповідальність посадової особи.

Це різні види відповідальності, які мають різні правові підстави.

Що змінює воєнний стан

Окремо необхідно враховувати особливості застосування статті 265 КЗпП під час воєнного стану.

Чинна норма статті 16 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачає, що в період дії воєнного стану у разі повного та своєчасного виконання припису про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються.

Водночас це правило стосується саме штрафів за статтею 265 КЗпП.

Його не можна автоматично поширювати на податкову відповідальність, передбачену Податковим кодексом України.

Тобто виконання припису Держпраці саме по собі не означає автоматичного звільнення від податкових санкцій, якщо одночасно було встановлено окреме податкове правопорушення.

Які обов’язки має перевірити роботодавець

Оформлення працівника не обмежується виданням наказу про прийняття на роботу та поданням повідомлення про прийняття.

Роботодавцю необхідно контролювати весь взаємопов’язаний ланцюг: трудові відносини, фактичний режим роботи, облік робочого часу, нарахування заробітної плати, утримання ПДФО та військового збору, сплату податків, ЄСВ, податкову звітність та інформацію про доходи працівників.

Також важливо дотримуватися мінімальних державних гарантій в оплаті праці та забезпечувати відповідність кадрових документів фактичним трудовим відносинам.

До чого тут мінімальна зарплата у 2027 році

Це має значення для тих трудових санкцій, які відповідно до статті 265 КЗпП розраховуються через кількість мінімальних заробітних плат.

Водночас податкові штрафи за статтею 125-1 ПКУ за таким принципом не розраховуються.

Механізми відповідальності різні:

• трудовий штраф у передбачених законом випадках може бути прив’язаний до мінімальної заробітної плати;
• податковий штраф за статтею 125-1 ПКУ — до суми відповідного податку;
• адміністративний штраф за статтею 163-4 КУпАП — до неоподатковуваного мінімуму доходів громадян.

Тому ці види відповідальності не варто змішувати.

Що варто перевірити роботодавцю

Передусім необхідно перевірити:

• чи належним чином оформлені всі працівники;
• чи відповідають кадрові документи фактичним трудовим відносинам;
• чи правильно ведеться облік робочого часу;
• чи правильно нараховується заробітна плата;
• чи дотримані мінімальні державні гарантії в оплаті праці;
• чи правильно нараховані та утримані ПДФО і військовий збір;
• чи своєчасно податки перераховані до бюджету;
• чи правильно нараховується та сплачується ЄСВ;
• чи достовірно відображені доходи працівників у податковій звітності;
• чи своєчасно подається необхідна інформація до ДПС.

Одна перевірка може виявити одразу кілька різних порушень. У такому разі питання відповідальності вирішується не за однією універсальною нормою, а залежно від того, які саме обов’язки роботодавець порушив.

Внутрішня перевірка кадрових документів, нарахування заробітної плати, податків та звітності дає змогу своєчасно виявити помилки та виправити їх у передбаченому законом порядку.

Правильне оформлення працівника охоплює не лише наказ про прийняття на роботу, а систему взаємопов’язаних обов’язків роботодавця.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.