Графік відпусток, переведення і доплати: Мін’юст уніфікував 42 типові документи
Міністерство юстиції України наказом № 1860/5 затвердило примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи. Документ ухвалено з метою впорядкування процесів створення, оформлення, ведення та зберігання організаційно-розпорядчої документації.
Чому внесли зміни
Підставою для ухвалення наказу стали норми чинного законодавства, що регулюють організацію діловодства в Україні. Зокрема, Міністерство юстиції посилається на абзац другий пункту 16 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних і місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55. Ця норма передбачає можливість затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що використовуються під час документування управлінської діяльності.
Крім того, наказ ґрунтується на Положенні про Державну архівну службу України, яка забезпечує формування державної політики у сфері архівної справи та діловодства, а також на Положенні про Міністерство юстиції України, яке наділяє відомство повноваженнями щодо нормативно-правового регулювання цих питань.
Як зазначено в самому наказі, його основною метою є впорядкування процесів створення, оформлення, ведення та зберігання організаційно-розпорядчих документів, що створюються під час діяльності юридичних осіб. Саме для цього Мін’юст затвердив 42 примірні форми та описи уніфікованих форм типових документів.
Зокрема, наказом затверджено примірні форми та описи 42 типових документів, які використовують юридичні особи. Серед них — установчі документи (статут, положення про юридичну особу), кадрові документи (штатний розпис, посадові та робочі інструкції, графік відпусток, колективний договір), накази з кадрових питань (про прийняття на роботу, переведення, звільнення, відпустку, відрядження, встановлення доплат і надбавок, заохочення, дисциплінарні стягнення), а також протоколи, акти, службові, доповідні та пояснювальні записки, характеристики, заяви, службові листи й інші документи.
Вимоги до оформлення документів
Зокрема, графік відпусток визначено як локальний нормативно-обліковий документ, що встановлює черговість надання щорічних відпусток. Його оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на аркушах формату А4 із зазначенням найменування юридичної особи, назви документа, дати, реєстраційного індексу, місця складення та грифа затвердження. Текст викладають у табличній формі за структурними підрозділами.
Документ підписує керівник кадрової служби, погоджує представник трудового колективу або профспілки, після чого графік використовується протягом календарного року для обліку фактичного використання відпусток.
Наказ (розпорядження) про переведення (переміщення) працівника оформлюють на відповідному бланку або за уніфікованою формою. Він містить найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ, дату, місце складення, реєстраційний індекс із позначенням «к/тр» або «ос/тр», а також відомості про працівника, попередню й нову посади, причину переведення та підставу видання наказу. Документ візується, підписується керівником, а працівник підтверджує ознайомлення власним підписом.
Наказ (розпорядження) про встановлення доплат і надбавок також оформлюється на відповідному бланку або за уніфікованою формою та містить аналогічні реквізити. Його текст складається з констатуючої та розпорядчої частин, у яких визначають підставу видання документа, вид, строк і розмір доплати або надбавки, а також дані працівника, якому її встановлюють. Документ підписує керівник юридичної особи, а працівники підтверджують ознайомлення власноручними підписами.
Таким чином, наказ № 1860/5 встановлює єдині вимоги до оформлення кадрових документів — від їх підготовки та підписання до реєстрації й ознайомлення працівників.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook та в Instagram, щоб бути в курсі найважливіших подій.
