Оцифровка трудовых книжек: что нужно успеть до 10 июня и как подать данные онлайн

Как сообщает издание "Радио Свобода", процесс отказа от бумажных трудовых книжек начался еще в 2021 году после принятия соответствующих законодательных изменений. С тех пор работодатели и работники постепенно передавали в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности, чтобы сформировать электронные трудовые книжки.

В общем, завершение пятилетнего переходного периода запланировано на 10 июня этого года, и именно к этой дате украинцы должны были предоставить сканированные копии документов, подтверждающих трудовую деятельность до 1 января 2004 года. Дело в том, что после этой даты учет стажа ведется уже через систему персонифицированного страхования, а данные автоматически накапливаются в электронных реестрах Пенсионного фонда.

Впрочем, для многих граждан процесс оцифровки уже давно завершился без их непосредственного участия. Один из героев материала, который до начала полномасштабной войны работал в Мариуполе, рассказал, что специально сохранил и вывез свою трудовую книжку с оккупированной территории. Однако после проверки данных в сервисах Пенсионного фонда оказалось, что вся информация о его трудовой деятельности уже содержится в электронной системе.

Как отмечает издание, убедиться, перенесены ли данные в цифровой реестр, можно через личный кабинет на портале Пенсионного фонда или в мобильном приложении учреждения. В частности, для входа доступны несколько способов идентификации — электронная подпись, BankID, MobileID, а также "Дія.Підпис".

Уже после авторизации пользователь может просмотреть раздел электронной трудовой книжки, где отображаются записи о трудоустройстве, результаты оцифровки документов и загруженные копии бумажных трудовых книжек.

Оцифровка трудовой книжуи до 10 июня — можно ли это сделать самостоятельно

Если нужной информации в системе нет, ее можно добавить самостоятельно, но для этого необходимо отсканировать все заполненные страницы трудовой книжки. Кроме того, важно, чтобы сканкопии были цветными, содержали все записи, подписи, печати и реквизиты документа. Пенсионный фонд принимает файлы в форматах PDF или JPG, при этом размер каждого документа не должен превышать один мегабайт.

Кроме трудовой книжки, в систему можно загрузить и другие документы, которые влияют на страховой стаж, в частности:

• дипломы о дневной форме обучения,
• военные билеты,
• свидетельства о рождении детей или документы, подтверждающие смену фамилии.

А вот подача документов осуществляется через портал Пенсионного фонда — для этого необходимо:

• перейти в раздел взаимодействия с учреждением,
• открыть сервис внесения сведений о трудовых отношениях,
• проверить личные данные и прикрепить подготовленные файлы.

В конце концов, после этого пакет документов подписывается электронной подписью и отправляется на проверку.

Вместе с тем процедура не всегда проходит быстро, и некоторые пользователи жалуются на длительную обработку документов. Один из собеседников "Радио Свобода" рассказал, что еще весной подал через портал сведения об обучении в учреждении высшего образования, однако его обращение в течение нескольких месяцев так и оставалось на рассмотрении.

В Пенсионном фонде это объясняют тем, что документы, которые уже были отправлены на оцифровку, повторно подавать не нужно. Так, повторная загрузка может понадобиться только в случаях, когда во время проверки выявлены ошибки или недостаточное качество сканкопий. Информацию о таких замечаниях пользователи могут найти в разделе своих обращений на портале.

Не успели оцифровать трудовую книжку до дедайна — что делать

Вместе с тем завершение переходного периода не означает, что процесс цифровизации будет прекращен, поэтому после 10 июня продолжат принимать документы от граждан и вносить недостающие сведения в электронные трудовые книжки. Более того, при оформлении пенсии стаж, приобретенный до 2004 года, по-прежнему будет подтверждаться бумажными документами.

Также в ведомстве подчеркнули, что украинцам не грозят штрафы или иная ответственность за то, что они не успели оцифровать трудовую книжку до завершения определенного законом срока. Для тех, кто не имеет возможности воспользоваться электронными сервисами или самостоятельно подготовить документы, работают сервисные центры Пенсионного фонда, где можно получить необходимую помощь.

По информации Пенсионного фонда, по состоянию на 20 мая 2026 года в систему уже поступило более 11,3 миллиона сканированных трудовых книжек. Более половины из них были поданы работодателями, тогда как почти пять миллионов документов украинцы загрузили самостоятельно. В общем, ежемесячно специалисты фонда обрабатывают более четверти миллиона таких документов.

Напомним, что как рассказывала эксперт по трудовому законодательству Галина Казначей, до 10 июня 2026 года украинцы должны обязательно подать трудовые книжки на оцифровку через Пенсионный фонд, иначе могут возникнуть трудности с подтверждением страхового стажа. По ее словам, это влияет не только на будущие пенсии, но и на расчет больничных выплат, поэтому важно своевременно внести все данные в электронную систему.

Также Фокус писал, что Пенсионный фонд призывает украинцев не спешить с оцифровкой трудовых книжек, а сначала внимательно проверить все записи и должным образом подготовить документ. Только после этого рекомендуется сканировать и подавать данные через портал ПФУ, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на подтверждение страхового стажа и будущие пенсионные начисления.