Пенсійний стаж у 2026 році: як підтвердити роки роботи на ліквідованому підприємстві

Якщо підприємство, на якому людина працювала багато років тому, ліквідоване, а документи про роботу не збереглися в архіві, це не означає автоматичну втрату стажу для призначення пенсії. Законодавство передбачає можливість підтвердити відповідний період іншими документами, показаннями свідків, а в окремих випадках — рішенням суду.

З 2 серпня 2026 року в Україні діють оновлені правила підтвердження страхового стажу. Вони передбачені Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» з урахуванням змін, внесених Законом №4851-IX.

Коли трудова книжка підтверджує стаж

Страховий стаж обчислюється за даними системи персоніфікованого обліку, а за періоди до її впровадження — на підставі документів та в порядку, визначеному законодавством, а також відомостей, внесених на підставі таких документів до Реєстру застрахованих осіб.

Пенсійний фонд також роз’яснює, що стаж після 1 січня 2004 року обчислюється за даними Реєстру застрахованих осіб, а основним документом, який підтверджує трудову діяльність до цієї дати, залишається трудова книжка.

Тому сама по собі ліквідація підприємства не означає, що запис у належно оформленій трудовій книжці втрачає значення. Якщо в ній є необхідні записи про відповідний період роботи, насамперед враховуються вони.

Інша ситуація виникає, якщо трудової книжки немає, у ній відсутній необхідний запис або запис містить неправильні чи неточні відомості.

Чим можна замінити архівну довідку

Відсутність архівної довідки не означає, що підтвердити період роботи можна лише через суд.

За чинними правилами для підтвердження стажу можуть використовуватися відомості Реєстру застрахованих осіб, документи, які залишилися у людини, виписки та довідки з інформаційних систем підприємств, установ і організацій, виписки з наказів, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори та угоди з відмітками про їх виконання, а також інші документи, що містять відомості про періоди роботи.

Після змін 2026 року Закон прямо дозволяє враховувати також документи, які підтверджують банківські транзакції щодо нарахування або виплати заробітної плати, та інші документи, видані за місцем роботи, служби, навчання або архівними установами.

Отже, архівна довідка є лише одним із можливих доказів стажу, а не єдиним документом, без якого відповідний період у будь-якому разі буде втрачено.

Якщо підприємство ліквідоване і документів немає

Окремий механізм передбачений Порядком підтвердження наявного стажу роботи для призначення пенсій за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України №637.

Якщо документи про стаж не збереглися, стаж у передбачених законодавством випадках може бути підтверджений органами Пенсійного фонду на підставі показань свідків.

Цей механізм застосовується, зокрема, коли документи неможливо отримати через ліквідацію підприємства, установи чи організації або через відсутність архівних даних.

Пенсійний фонд у роз’ясненні, оприлюдненому в серпні 2026 року, зазначає, що для підтвердження страхового стажу показаннями свідків потрібно щонайменше дві особи, які знали заявника по спільній роботі на одному підприємстві, в установі, організації або в одній системі.

При цьому самі свідки повинні мати документи, які підтверджують їхню роботу за той період, щодо якого вони підтверджують роботу заявника.

Тобто показань родича, знайомого або іншої людини, яка просто знала, де працював заявник, недостатньо. Йдеться саме про осіб, які працювали разом із ним та можуть документально підтвердити власну роботу у відповідний час.

Потрібно підтвердити, що документи справді не збереглися

Самого факту, що підприємство більше не працює, для переходу до підтвердження стажу показаннями свідків недостатньо.

Пенсійний фонд роз’яснює, що особа має подати, зокрема, офіційну відповідь архівної установи або підприємства-правонаступника про те, що документи щодо відповідного періоду роботи не збереглися, знищені або відсутні.

Тому спочатку необхідно з’ясувати, чи мало ліквідоване підприємство правонаступника та куди були передані його кадрові документи.

Якщо документи передані до архіву або правонаступнику, підтвердження стажу має відбуватися насамперед за документами. Механізм із показаннями свідків застосовується тоді, коли необхідних документів справді немає і отримати їх неможливо.

Який період можуть підтвердити свідки

Якщо свідки підтверджують різні за тривалістю періоди роботи, Пенсійний фонд не може автоматично зарахувати весь період, названий одним із них.

Порядок №637 встановлює, що якщо один свідок підтверджує роботу заявника за більший період, ніж інший, встановленим вважається лише той період, який підтверджений двома або більше свідками.

Наприклад, якщо один колишній працівник може підтвердити спільну роботу протягом п’яти років, а інший — лише протягом трьох, показаннями двох свідків може бути підтверджений саме спільний для їхніх показань період.

Що змінилося для пенсіонерів у 2026 році

З 2 серпня 2026 року Закон №1058-IV безпосередньо закріплює ширший перелік способів підтвердження стажу.

Якщо трудової книжки немає або в ній відсутні необхідні записи, містяться неправильні чи неточні відомості, для підтвердження стажу можуть використовуватися дані Реєстру застрахованих осіб, наявні в людини документи, документи підприємств та архівів, показання не менше двох свідків у випадках і порядку, визначених Кабінетом Міністрів, а також рішення суду про встановлення періоду перебування у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи.

Ще одна важлива зміна стосується інформації, яка вже є у державних електронних реєстрах. Якщо необхідні для призначення або перерахунку пенсії відомості містяться у публічних електронних реєстрах або відповідних інформаційних системах, додатково підтверджувати їх паперовими документами не потрібно.

Таким чином, людина не повинна повторно збирати документи на підтвердження інформації, яку держава вже має у своїх реєстрах.

Коли може знадобитися суд

Закон №1058-IV після змін 2026 року прямо передбачає можливість врахування рішення суду про встановлення періоду перебування особи у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи.

Такий механізм може мати значення, коли підтвердити відповідний період документами або у встановленому порядку показаннями свідків неможливо.

Водночас необхідно розрізняти встановлення обставин, пов’язаних із трудовими відносинами, та оскарження рішення самого Пенсійного фонду.

Якщо Пенсійний фонд уже прийняв рішення не зараховувати певний період до страхового стажу або через нестачу стажу відмовив у призначенні пенсії, і людина вважає таке рішення протиправним, йдеться про спір із суб’єктом владних повноважень. Таке рішення може бути предметом оскарження в адміністративному суді.

Окремо Порядок №637 передбачає можливість встановлення у судовому порядку факту належності документа конкретній особі, якщо ім’я, по батькові чи прізвище, зазначені в документі про стаж, не збігаються з її даними у паспорті або свідоцтві про народження.

Для пільгового стажу правила складніші

Правила щодо двох свідків не слід автоматично застосовувати до всіх випадків підтвердження пільгового стажу.

Якщо йдеться про періоди роботи, які дають право на пенсію на пільгових умовах або за вислугу років, значення має не лише факт роботи на підприємстві, а й конкретна професія чи посада, характер роботи, умови праці та в передбачених законом випадках результати атестації робочих місць.

Для підтвердження такого стажу на підприємствах, які ліквідовані без визначення правонаступника, Порядок №637 передбачає спеціальну процедуру за участю комісій при органах Пенсійного фонду.

Тому у випадках із пільговою пенсією необхідно окремо перевіряти, які саме відомості та документи потрібно підтвердити.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.