Під час оцифрування переплутали трудові книжки: як виправити ситуацію

Під час оцифрування трудових книжок роботодавці можуть припуститися помилки та завантажити до Пенсійного фонду України скан-копії документів, які належать іншому працівнику. Як виправити таку ситуацію, пояснили у Головному управлінні Пенсійного фонду України в Чернівецькій області.

Зокрема, плутанина може виникнути, якщо на одному підприємстві працюють люди з однаковими або схожими прізвищами. У такому разі під час формування електронних відомостей до даних одного працівника можуть випадково прикріпити трудову книжку іншої особи.

Як виправити помилково подані відомості

Якщо роботодавець уже надіслав до Пенсійного фонду скан-копію чужої трудової книжки, помилку необхідно виправити шляхом повторного подання правильних відомостей.

Такий механізм передбачений пунктом 6 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця та фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі. Документ затверджений постановою правління Пенсійного фонду України від 12 березня 2021 року №11-1.

Згідно з цими правилами, якщо у відомостях про трудову діяльність працівника виявлено помилку, до Пенсійного фонду потрібно подати виправлені дані.

Отже, якщо до електронних відомостей працівника помилково прикріпили скан-копії трудової книжки іншої людини, страхувальнику необхідно повторно направити коректну інформацію та документи.

Ігнорувати таку помилку не варто. Неправильно завантажені документи можуть спричинити появу недостовірної інформації про трудову діяльність людини та її страховий стаж.

Достовірність інформації у Реєстрі застрахованих осіб має особливе значення, оскільки ці відомості надалі враховуються, зокрема, при обчисленні страхового стажу та призначенні пенсії.

Як не переплутати трудові книжки працівників

Щоб уникнути проблем під час оцифрування документів, перед їх відправленням до Пенсійного фонду роботодавцю варто перевірити ПІБ та персональні дані працівника, а також переконатися, що всі прикріплені скан-копії належать саме цій особі.

Особливу увагу слід приділяти перевірці документів у випадках, коли на підприємстві працюють кілька людей з однаковими чи подібними прізвищами.

Ретельна перевірка інформації перед її поданням допоможе уникнути помилок в електронній трудовій книжці та забезпечити правильний облік страхового стажу працівника.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.