Роботодавець написав «Ви звільнені» у Viber чи Telegram: чи законно це та що робити працівнику

Повідомлення про звільнення через месенджер може бути законним способом комунікації, однак роботодавець повинен належно оформити припинення трудових відносин і дотриматися вимог законодавства.

Українське законодавство допускає використання електронних засобів комунікації для обміну кадровими документами, зокрема під час воєнного стану. Водночас звичайне повідомлення в месенджері не замінює належного оформлення звільнення.

Важливе значення має те, чи домовилися працівник і роботодавець про використання відповідного способу зв’язку, чи існує законна підстава для припинення трудового договору та чи виконав роботодавець установлені законом обов’язки.

Чи можна законно повідомити працівника про звільнення через Viber або Telegram

Відповідно до статті 29 Кодексу законів про працю України ознайомлення працівників із наказами, розпорядженнями, повідомленнями та іншими документами роботодавця щодо їхніх прав і обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронних комунікаційних мереж із накладенням удосконаленого або кваліфікованого електронного підпису.

Водночас у трудовому договорі за згодою сторін можуть передбачатися альтернативні способи ознайомлення працівника з такими документами, за винятком окремої інформації, для якої закон встановлює спеціальний порядок доведення до відома.

Додаткові правила передбачає частина друга статті 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» № 2136-IX.

Згідно з цією нормою під час воєнного стану працівник і роботодавець можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання та зберігання наказів, розпоряджень, повідомлень та інших документів із питань трудових відносин, а також про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, обраний за взаємною згодою.

Отже, використання Telegram або Viber для передавання кадрових документів допускається законодавством за дотримання відповідних умов.

Це підтверджує і Державна служба України з питань праці. У роз’ясненні від 31 липня 2025 року відомство зазначило, що надсилання наказу про звільнення через Viber під час воєнного стану є правомірним, якщо працівник і роботодавець домовилися про альтернативні способи обміну документами та відповідний спосіб електронної комунікації.

Водночас слід розмежовувати погоджений спосіб передавання документів та згоду на саме звільнення. Домовленість про використання месенджера не означає, що працівник погоджується з будь-яким кадровим рішенням роботодавця.

Чи достатньо повідомлення «Ви звільнені»

Звичайного текстового повідомлення про звільнення недостатньо для належного оформлення припинення трудових відносин.

Як пояснює Держпраці, припинення трудового договору оформлюється наказом або розпорядженням роботодавця. У такому документі повинні бути зазначені підстави припинення трудового договору відповідно до формулювань законодавства про працю та з конкретним посиланням на статтю і пункт закону.

Тому повідомлення керівника про те, що працівник більше не повинен виходити на роботу, саме по собі не замінює наказу про звільнення.

При цьому роботодавець повинен мати передбачену законом підставу для припинення трудових відносин і дотриматися відповідної процедури.

Наприклад, якщо працівника звільняють за скороченням чисельності або штату, використання месенджера не звільняє роботодавця від обов’язку дотриматися вимог законодавства щодо такого звільнення.

Якщо йдеться про припинення трудового договору за власним бажанням відповідно до статті 38 КЗпП, необхідне волевиявлення самого працівника.

Звільнення за угодою сторін на підставі пункту 1 частини першої статті 36 КЗпП передбачає досягнення домовленості між працівником і роботодавцем.

Таким чином, повідомлення роботодавця у Telegram або Viber про звільнення за власним бажанням чи за угодою сторін не може саме по собі підтверджувати відповідне волевиявлення працівника.

Чи обов’язково погоджувати використання месенджера

Для застосування альтернативних способів обміну кадровими документами відповідно до частини другої статті 7 Закону № 2136-IX значення має наявність домовленості між працівником і роботодавцем.

Якщо сторони погодили використання певного месенджера для кадрової комунікації, передавання через нього наказу про звільнення може відповідати вимогам законодавства.

Водночас сам факт того, що керівник раніше надсилав у Telegram робочі завдання, не завжди означає, що працівник погодився отримувати через цей застосунок документи про припинення трудових відносин.

У разі виникнення спору необхідно з’ясовувати, які саме домовленості існували між сторонами, чи поширювалися вони на кадрові документи та чи можна підтвердити факт надсилання й отримання відповідного документа.

Також важливо розрізняти електронний документ, належним чином оформлений і переданий через погоджений канал зв’язку, та неформальне текстове повідомлення керівника.

Що передбачають правила комунікації під час воєнного стану у 2026 році

Важливі положення щодо обміну інформацією між працівниками та роботодавцями були запроваджені Законом № 4412-IX від 1 травня 2025 року, який набрав чинності 14 червня 2025 року.

Зокрема, статтю 7 Закону № 2136-IX доповнили частинами третьою та четвертою.

Відповідно до частини третьої кожна сторона трудового договору зобов’язана постійно, зокрема під час призупинення дії трудового договору, забезпечувати можливість комунікації з нею та невідкладно, але не пізніше ніж протягом десяти календарних днів, повідомляти іншу сторону про зміну своїх контактних даних.

Йдеться, зокрема, про адресу місцезнаходження або проживання, електронну пошту та номери телефонів.

Частина четверта встановлює, що в разі невиконання однією зі сторін цього обов’язку здійснення іншою стороною комунікації за останніми відомими їй контактними даними вважається належним виконанням вимоги щодо повідомлення.

Крім того, якщо за останніми відомими контактними даними відсутній поштовий зв’язок та/або технічні засоби електронних комунікацій, передбачена законодавством вимога повідомлення про виникнення чи припинення трудових прав та обов’язків або припинення чи розірвання трудового договору не застосовується.

Проте ці спеціальні положення не скасовують необхідності мати законні підстави для звільнення та належно оформлювати припинення трудових відносин. Вони регулюють питання комунікації та повідомлення за визначених законом обставин.

Отже, працівнику важливо своєчасно повідомляти роботодавця про зміну контактних даних, а роботодавцю — належним чином документувати кадрові рішення і використані способи комунікації.

Чи повинен роботодавець видати копію наказу про звільнення

Відповідно до статті 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу або розпорядження про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми та провести розрахунок у строки, визначені статтею 116 КЗпП.

Обов’язок видати копію наказу стосується всіх випадків звільнення, а не лише припинення трудових відносин з ініціативи роботодавця.

Як роз’яснила Держпраці 6 жовтня 2025 року, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення і роботодавець не має можливості видати йому копію наказу особисто, може використовуватися альтернативний спосіб ознайомлення з кадровими документами, про який домовилися сторони. Зокрема, це може бути електронна пошта, застосунок для обміну повідомленнями або поштове відправлення.

Водночас повідомлення «Ви звільнені» не є тотожним наданню копії наказу про звільнення.

Якщо роботодавець лише повідомив про припинення трудових відносин, але не надав відповідного документа, працівник має підстави вимагати його видачі.

Разом із тим невидача копії наказу не означає, що звільнення автоматично визнається незаконним. Законність припинення трудових відносин визначається з урахуванням усіх установлених обставин і дотримання роботодавцем законодавчих вимог.

Що робити, якщо повідомлення про звільнення надійшло лише в месенджері

Якщо працівник отримав повідомлення про звільнення у Telegram або Viber, насамперед доцільно зберегти листування. Зокрема, можуть мати значення дата й час повідомлення, дані відправника, зміст повідомлення, вкладені документи та попереднє листування щодо порядку кадрової комунікації.

Скріншоти, електронні повідомлення та інші матеріали можуть використовуватися як докази відповідних обставин за умови дотримання процесуальних вимог.

Також варто письмово звернутися до роботодавця з вимогою надати копію наказу про звільнення та повідомити правову підставу припинення трудового договору.

Якщо працівник не подавав заяви про звільнення за власним бажанням і не погоджував припинення трудових відносин за угодою сторін, доцільно письмово повідомити роботодавця про відсутність такого волевиявлення.

Якщо роботодавець забороняє виходити на роботу або фактично не допускає до виконання трудових обов’язків, важливо зберігати підтвердження відповідних обставин і своєї готовності працювати.

Окремо слід перевірити, чи проведено остаточний розрахунок.

За статтею 116 КЗпП належні працівникові суми повинні виплачуватися в день звільнення. Якщо працівник цього дня не працював, виплата має бути здійснена не пізніше наступного дня після пред’явлення ним вимоги про розрахунок.

У день виплати роботодавець повинен письмово повідомити працівника про нараховані та виплачені суми із зазначенням окремо кожного виду виплати.

Протягом якого строку можна оскаржити звільнення

Відповідно до частини другої статті 233 КЗпП працівник має право звернутися до суду у справі про звільнення протягом одного місяця з дня вручення йому копії наказу або розпорядження про звільнення.

Отже, для визначення початку перебігу цього строку принципове значення має належне вручення копії відповідного документа.

Якщо працівник отримав тільки повідомлення «Ви звільнені», але копії наказу йому не надали, сам факт отримання такого повідомлення не є тотожним установленій законом події, з якою пов’язано початок перебігу місячного строку.

Водночас якщо копію наказу було передано через погоджений спосіб електронної комунікації, необхідно враховувати обставини її отримання та виконання вимог законодавства.

Також законодавство встановлює спеціальне правило для домашніх працівників: у справах про їх звільнення місячний строк обчислюється з дня, коли працівник дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права.

Стаття 234 КЗпП передбачає можливість поновлення пропущених із поважних причин строків звернення до суду. При цьому закон встановлює обмеження: суд може поновити відповідний строк, якщо з дня отримання копії наказу про звільнення минуло не більше одного року.

Отже, навіть якщо працівник не отримав наказу про звільнення, не варто безпідставно відкладати звернення за захистом своїх прав.

Важливо також враховувати, що звернення до роботодавця з вимогою надати документи або подання скарги до Держпраці саме по собі не зупиняє перебігу строку судового оскарження.

Як оскаржити незаконне звільнення

Якщо працівник вважає, що його звільнили без законних підстав або з порушенням установленої процедури, він може звернутися до Державної служби України з питань праці.

Стаття 16 Закону № 2136-IX передбачає можливість здійснення під час воєнного стану позапланових заходів державного нагляду за додержанням законодавства про працю, зокрема щодо законності припинення трудових договорів.

Однак звернення до Держпраці не замінює судового захисту права на поновлення на роботі.

Працівник може подати позов до суду про визнання звільнення незаконним, скасування наказу про звільнення та поновлення на роботі.

Відповідно до статті 235 КЗпП у разі звільнення без законної підстави працівник підлягає поновленню на попередній роботі.

При поновленні на роботі одночасно вирішується питання про виплату середнього заробітку за час вимушеного прогулу. За загальним правилом така виплата здійснюється не більш як за один рік. Якщо розгляд заяви про поновлення триває понад рік не з вини працівника, закон передбачає виплату середнього заробітку за весь час вимушеного прогулу.

Відповідно до статей 27 і 28 Цивільного процесуального кодексу України позов, що виникає з трудових правовідносин, може бути поданий за місцезнаходженням роботодавця або за зареєстрованим місцем проживання чи перебування працівника.

При цьому згідно з пунктом 1 частини першої статті 5 Закону України «Про судовий збір» позивачі у справах про поновлення на роботі та стягнення заробітної плати звільняються від сплати судового збору. Водночас така пільга не обов’язково поширюється на інші самостійні позовні вимоги.

Таким чином, повідомлення про звільнення через Telegram або Viber не є автоматично незаконним. Під час воєнного стану використання месенджерів для передавання кадрових документів допускається за умов, визначених законодавством.

Однак роботодавець не може замінити звичайним повідомленням у месенджері законну підставу звільнення, належне оформлення наказу та обов’язки, передбачені КЗпП.

Якщо працівникові лише написали, що він більше не працює, не надали копії наказу або звільнили без передбачених законом підстав, він має право вимагати належного оформлення документів і захищати свої трудові права у встановленому законом порядку.

Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.