Штраф за несвоєчасну реєстрацію податкової накладної у 2026 році: скільки доведеться заплатити
Несвоєчасна реєстрація податкової накладної або розрахунку коригування в Єдиному реєстрі податкових накладних може обернутися для платника податків штрафом. Але визначити його розмір лише за кількістю днів прострочення недостатньо.
На суму санкції впливають вид податкової накладної або розрахунку коригування, характер операції, період, у якому виник обов’язок зареєструвати документ, а також спеціальні правила, які діють під час воєнного стану.
Тому ситуація, коли податкова нарахувала штраф за прострочену реєстрацію, ще не означає, що саме таку суму платник і має сплатити. Передусім варто перевірити, чи правильно визначено строк реєстрації, кількість днів прострочення та норму Податкового кодексу, за якою розрахували санкцію.
У які строки потрібно реєструвати податкові накладні та розрахунки коригування, які штрафи передбачає Податковий кодекс, коли застосовуються спеціальні правила воєнного стану та на що звернути увагу, якщо податкова вже винесла податкове повідомлення-рішення – про це далі в матеріалі «Судово-юридичної газети».
Який строк дається на реєстрацію податкової накладної
Для більшості податкових накладних, складених із 16 січня 2023 року, зараз діє спеціальний порядок, передбачений пунктами 89 і 90 підрозділу 2 розділу ХХ Податкового кодексу України. Він одночасно збільшує строки для реєстрації ПН/РК та зменшує штрафи за їх порушення.
Перш ніж рахувати штраф, потрібно визначити сам граничний строк реєстрації. За загальним правилом пункту 201.10 статті 201 ПКУ податкова накладна має бути зареєстрована в ЄРПН у встановлений Кодексом строк.
Водночас на період дії воєнного стану та протягом шести місяців після місяця, в якому його буде припинено або скасовано, діють спеціальні строки з пункту 89 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ. Для ПН/РК, складених з 1 по 15 число календарного місяця, граничним днем реєстрації є 5 число наступного місяця. Для ПН/РК, складених з 16 числа до останнього дня місяця, – 18 число наступного місяця.
Окремий строк встановлено для розрахунків коригування, складених постачальником до ПН на отримувача – платника ПДВ, якщо таким РК передбачається зменшення суми компенсації вартості товарів або послуг.
Такий РК реєструється протягом 18 календарних днів з дня його отримання покупцем. Тобто для визначення прострочення недостатньо просто подивитися на дату складання ПН. Спочатку потрібно встановити, який саме строк її реєстрації передбачає ПКУ.
Скільки доведеться заплатити за прострочення
Якщо податкова накладна або розрахунок коригування зареєстровані із запізненням, розмір штрафу залежить від кількості календарних днів прострочення. Пункт 90 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ передбачає такі ставки:
- Тривалість прострочення до 15 календарних днів – штраф 2% суми ПДВ
- від 16 до 30 календарних днів – 5% суми ПДВ
- від 31 до 60 календарних днів – 10% суми ПДВ
- від 61 до 365 календарних днів – 15% суми ПДВ
- 366 і більше календарних днів – 25% суми ПДВ.
Саме ці знижені ставки тимчасово застосовуються до порушення строків, установлених пунктом 89 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ.
Наприклад, якщо сума ПДВ у податковій накладній становить 100 тис. грн, а прострочення не перевищує 15 календарних днів, штраф становитиме 2 тис. грн. Якщо ж затримка перевищила 366 днів, санкція за цим режимом становитиме вже 25 тис. грн. Тому кілька зайвих днів у цьому випадку можуть мати цілком конкретну ціну.
Варто зазначити, що пункт 120-1.1 статті 120-1 ПКУ містить базову шкалу штрафів за порушення граничного строку реєстрації ПН/РК – від 10% до 50% залежно від тривалості прострочення. Однак на період дії спеціального режиму пункт 90 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ встановлює інші, знижені розміри штрафів для ПН/РК, строки реєстрації яких визначаються пунктом 89 цього ж підрозділу.
Тому просто брати шкалу 10–50% і застосовувати її до будь-якої простроченої ПН зараз неправильно. Спочатку потрібно визначити, чи підпадає конкретна ПН/РК під спеціальні правила пунктів 89 і 90.
Проте не для всіх ПН діє однакова схема. Продовжені строки реєстрації, передбачені пунктом 89 підрозділу 2 розділу ЧЧ Податкового кодексу, стосуються не всіх податкових накладних та розрахунків коригування.
Зокрема, цей порядок не поширюється на ПН та РК, складені за операціями, передбаченими пунктами 198.5 та 199.1 ПКУ. Йдеться про зведені податкові накладні, які складають у випадках, коли придбані товари, послуги чи необоротні активи використовують у неоподатковуваних операціях, операціях, що не є об’єктом оподаткування, або поза межами господарської діяльності. Окремо сюди належать ПН, пов’язані з розподілом податкового кредиту за правилами статті 199 ПКУ.
Тому для таких документів не можна автоматично застосовувати продовжені строки та знижені штрафи, передбачені спеціальними правилами воєнного стану. Спочатку потрібно визначити, за якими правилами саме ця ПН або РК мала бути зареєстрована та яка відповідальність передбачена за порушення строку.
Є ще один важливий момент: строк реєстрації та розмір штрафу – це не одне й те саме. Навіть якщо на конкретну ПН не поширюється пункт 89, це ще не означає, що у всіх випадках до неї автоматично застосовується загальний порядок штрафування.
Тож перед тим, як погоджуватися із сумою штрафу, варто перевірити сам документ, операцію, дату, коли він мав бути зареєстрований, і норми ПКУ, які діяли на цей момент.
Блокування податкової накладної
Сам факт зупинення реєстрації ПН не варто автоматично ототожнювати зі звільненням від відповідальності. Пункт 201.16 статті 201 ПКУ регулює процедуру зупинення реєстрації ПН/РК та подальший розгляд документів. Водночас ДПС у роз’ясненні від 15 січня 2026 року зазначає, що саме блокування не скасовує обов’язку платника забезпечити реєстрацію накладної після усунення відповідних причин.
Тому в ситуації із заблокованою ПН потрібно окремо аналізувати причину затримки, дату фактичної реєстрації та документи, які підтверджують дії платника.
Що буде, якщо податкову накладну взагалі не зареєстрували
Несвоєчасна реєстрація та повна відсутність реєстрації – це дві різні ситуації, і Податковий кодекс передбачає для них різну відповідальність.
Якщо податкову накладну або розрахунок коригування взагалі не зареєстрували в ЄРПН у встановлений строк, застосовується пунк 120-1.2 статті 120-1 ПКУ.
Для звичайних ПН та РК, на які поширюється ця норма, штраф становить 50% від суми ПДВ, зазначеної в такій податковій накладній або розрахунку коригування. Якщо ж ПН на операцію взагалі не була складена, для розрахунку штрафу береться сума ПДВ, нарахована за відповідною операцією.
При цьому Кодекс передбачає окремий порядок для деяких документів. Зокрема, якщо йдеться про ПН/РК за операціями, звільненими від ПДВ або оподатковуваними за нульовою ставкою, а також окремі ПН за пунктами 198.5 і 199 ПКУ, штраф становить 5% обсягу постачання без ПДВ, але не більше 3400 грн.
Якщо реєстрацію ПН або РК зупинили відповідно до пункту 201.16 ПКУ, штраф за пунктом 120-1.1 не застосовується за період від зупинення реєстрації до прийняття відповідного рішення про її відновлення.
Чи можна зменшити штраф
Насамперед варто перевірити: дату складання ПН або РК, граничний строк її реєстрації, дату фактичної реєстрації в ЄРПН, кількість календарних днів прострочення, вид ПН/РК та характер операції, чи поширюються на документ спеціальні правила пунктів 89 і 90 підрозділу 2 розділу ХХ ПКУ, чи не йдеться насправді про повну відсутність реєстрації, для якої застосовується пункт 120-1.2 ПКУ.
Саме на цьому етапі можна виявити ситуації, коли податківці застосували не ту ставку або неправильно визначили період прострочення.
Судова практика також виходить із того, що порушення строку реєстрації є окремим податковим правопорушенням, а період прострочення має значення для визначення розміру санкції.
Особливо це важливо для ПН/РК, складених із 16 січня 2023 року, адже для них у передбачених Кодексом випадках діє спеціальний режим із довшими строками та зниженими ставками штрафу.
Практика Верховного Суду
У липні 2026 року Верховний Суд розглянув спір щодо штрафів за несвоєчасну реєстрацію понад 2 тисяч податкових накладних та розрахунків коригування. У справі № 320/28020/23 податківці нарахували платнику понад 37,4 млн грн штрафних санкцій.
Суди встановили, що під час розрахунку санкцій контролюючий орган, зокрема, неправильно визначив граничні строки реєстрації окремих ПН/РК та допустив помилки у визначенні розміру штрафів. Окремо суд звернув увагу на ситуацію з накладними, у яких сума ПДВ дорівнювала нулю. Для таких документів застосовується інший підхід до розрахунку штрафу: 2% обсягу постачання без ПДВ, але не більше 1020 грн.
У результаті Верховний Суд погодився з висновками суду апеляційної інстанції про протиправність відповідного податкового повідомлення-рішення.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.
