Суд не надіслав виконавчі листи поштою і запропонував прийти особисто — у результаті сам став відповідачем
Громадянин виграв адміністративну справу, але для виконання рішення йому знадобилися виконавчі листи. Представник попросила суд надіслати їх разом із паперовою копією рішення поштою, однак отримала відповідь: документи можна забрати у приміщенні суду особисто або через представника. Після кількох скарг ситуація не змінилася — і відмова одного адміністративного суду стала предметом розгляду іншого.
Полтавський окружний адміністративний суд вирішив, чи справді паперовий виконавчий лист можна отримати лише у приміщенні суду та чи має суд право відмовити у його надсиланні поштою.
Як виник спір
Передісторія справи № 520/11934/26 почалася з іншого адміністративного процесу.
19 грудня 2025 року Харківський окружний адміністративний суд у справі № 520/22634/25 задовольнив позов ОСОБА_1 про визнання бездіяльності протиправною та зобов’язання вчинити певні дії. 28 січня 2026 року це рішення набрало законної сили.
Вже наступного дня, 29 січня, представник позивача — адвокат — звернулася до Харківського окружного адміністративного суду із заявою, в якій попросила надіслати на її адресу копію рішення суду та виконавчі листи.
20 лютого суд виготовив виконавчі листи у паперовій формі, однак поштою їх не відправив.
За твердженням представника позивача, під час телефонної розмови працівники канцелярії повідомили, що виконавчі листи поштою не надсилають і отримати їх можна лише особисто у приміщенні суду.
Адвокат почала оскаржувати такий підхід.
3 березня вона направила до суду скаргу на дії його працівників та попросила забезпечити надсилання копії рішення і виконавчих листів на її поштову адресу.
У відповідь Харківський окружний адміністративний суд повідомив, що процесуальні документи можна отримати особисто або через уповноваженого представника у приміщенні суду. Свою позицію суд пояснив тим, що чинним законодавством та Інструкцією № 814 не передбачено направлення таких документів на адресу заявника.
Представник позивача звернулася зі скаргами повторно.
Однак у відповідях від 27 березня та 16 квітня Харківський окружний адміністративний суд знову зазначив, що видача документів, зокрема виконавчих, здійснюється у приміщенні суду, а надсилання рішень та виконавчих листів рекомендованою поштовою кореспонденцією на адреси заявників законодавством не передбачено.
Після цього чоловік звернувся з адміністративним позовом до самого Харківського окружного адміністративного суду.
Позивач просив визнати протиправною відмову у поштовому відправленні документів та зобов’язати суд їх надіслати.
Оскільки відповідачем виступав Харківський окружний адміністративний суд, матеріали передали до Другого апеляційного адміністративного суду для визначення підсудності. Апеляційний суд направив справу на розгляд Полтавського окружного адміністративного суду.
Що заперечував Харківський окружний адмінсуд
Харківський окружний адміністративний суд із позовними вимогами не погодився.
У відзиві відповідач зазначив, що заяву представника, яка надійшла 29 січня 2026 року, було своєчасно опрацьовано та долучено до матеріалів справи, а 20 лютого виконавчі листи виготовили у паперовій формі.
Відповідач посилався, зокрема, на статтю 373 КАС України та перехідні положення Кодексу, які регулюють оформлення та видачу виконавчих документів.
Також Харківський ОАС наголошував, що процесуальне законодавство не зобов’язує суд складати та направляти заявнику окремі листи-відповіді або звіти про розгляд заяв про видачу виконавчих листів, окрім безпосереднього виготовлення та видачі самого виконавчого документа стягувачу.
Представник позивача, своєю чергою, наполягала на повному задоволенні позову.
Чи справді виконавчий лист потрібно забирати лише в суді
Це питання стало ключовим для вирішення спору.
Полтавський окружний адміністративний суд проаналізував положення КАС України та Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України № 814.
Суд звернув увагу, що відповідно до перехідних положень КАС України до початку функціонування Єдиного державного реєстру виконавчих документів оформлення і видача виконавчих документів здійснюються судом, який ухвалив відповідне рішення, у паперовій або електронній формі за допомогою ЄСІТС чи її окремої підсистеми, що забезпечує обмін документами.
Водночас одночасна видача одній і тій самій особі виконавчого документа в паперовій та електронній формах не допускається.
Проаналізувавши ці положення разом з Інструкцією № 814, Полтавський ОАС констатував:
КАС України та Інструкція № 814 не встановлюють ані права, ані обов’язку суду видавати виконавчий лист стягувачу виключно безпосередньо у приміщенні суду. Не встановлено ними і заборони направляти виконавчий документ поштою стягувачу за його заявою.
Що з копією рішення суду
Окремо Полтавський ОАС проаналізував правила отримання судових рішень.
КАС України передбачає право учасника справи одержувати копії судових рішень. Особі, яка має зареєстрований електронний кабінет у ЄСІТС, документи у справі вручаються в електронній формі через такий кабінет, однак це не позбавляє її права отримати копію судового рішення у паперовій формі за окремою заявою.
Інструкція № 814 також передбачає випадки надсилання паперових копій судових рішень.
Тому твердження про те, що паперову копію рішення в принципі можна отримати лише безпосередньо у приміщенні суду, не відповідало проаналізованим судом правилам.
Інструкція прямо передбачає поштове відправлення документів
Суттєве значення для висновків суду мали положення Інструкції № 814 щодо вихідної кореспонденції.
Згідно з ними вихідна кореспонденція суду приймається, перевіряється та відправляється канцелярією після реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду.
При цьому вихідні документи надсилаються адресатам, зокрема, з використанням засобів поштового та електронного зв’язку, а опрацювання документів для поштового відправлення здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
Полтавський ОАС також звернув увагу на механізм рекомендованого поштового відправлення з повідомленням про вручення.
Таке повідомлення дає змогу підтвердити факт отримання документа, дату його вручення та особу одержувача.
З огляду на сукупність цих положень суд дійшов висновку, що законодавство передбачає можливість не тільки видачі копій судових рішень та інших документів безпосередньо у суді, а й їх надсилання адресатам поштовим зв’язком, зокрема рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
Відмову Харківського ОАС визнали протиправною
Полтавський окружний адміністративний суд не погодився з аргументацією, за якою документи у цьому випадку можна було отримати лише у приміщенні суду.
Суд встановив, що законодавство не містить такого обмеження, не забороняє надсилати виконавчий документ поштою за заявою стягувача, а правила судового діловодства прямо передбачають використання поштового зв’язку для надсилання вихідних документів.
Тому суд дійшов висновку, що відмова Харківського окружного адміністративного суду надіслати копію рішення та виконавчі листи поштою на підставі заяви представника позивача не ґрунтувалася на вимогах законодавства України та була протиправною.
Визначаючи спосіб захисту, суд також наголосив, що він має бути ефективним та забезпечувати реальне поновлення порушеного права, а не обмежуватися лише констатацією порушення.
Що вирішив суд
Полтавський окружний адміністративний суд задовольнив позов у повному обсязі.
Суд визнав протиправними дії Харківського окружного адміністративного суду щодо відмови надіслати рекомендованим поштовим відправленням копію рішення від 19 грудня 2025 року у справі № 520/22634/25 з відміткою про набрання ним законної сили та виконавчі листи.
Крім того, Харківський окружний адміністративний суд зобов’язали надіслати ці документи засобами поштового зв’язку рекомендованим відправленням на підставі заяви представника позивача від 29 січня 2026 року.
Також за рахунок бюджетних асигнувань Харківського ОАС на користь позивача суд постановив стягнути 1064 грн сплаченого судового збору.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.
