Супровід бізнесу: бухгалтерські послуги як партнерство, а не формальність

Понеділок, 9 ранку. Власник маленької крамниці відкриває електронну пошту – і завмирає. Лист із податкової. Ще не читаючи деталей, у голові пролітають десятки думок: «Щось не так зі звітом? Невже буде штраф?». Ці хвилини тривоги знайомі багатьом підприємцям. Бухгалтерія для них – мов мінне поле: крок убік, і бізнес у небезпеці. І все ж багато хто спершу намагається обійтися без послуг бухгалтера, ведучи облік самотужки – до пори до часу.

Чи повинно так бути? Сучасний досвід малих компаній показує: ні. Коли за справу береться професійний бухгалтер, навіть неприємні сюрпризи стають просто робочими моментами, які швидко вирішуються. Головне – правильний підхід: сприймати бухгалтера не як бюрократа, а як союзника.

Бухгалтер-бюрократ чи бухгалтер-порадник: як змінюється роль

Довгі роки образ бухгалтера асоціювався з товстими книгами обліку, печатками та фразою «Так вимагає інструкція». Тобто бухгалтер сприймався як людина, що лише стежить за дотриманням правил і карає гривнею за відхилення. Проте часи змінилися. Малі бізнеси дедалі частіше шукають не сухого контролера, а партнера-консультанта.

Новий підхід до бухгалтерських послуг – це передусім орієнтація на потреби бізнесу. Бухгалтер-порадник пояснить, як оптимізувати витрати, попередить про ризики ще до того, як ті стануть проблемою, допоможе знайти вигідні рішення. Наприклад, чи знає підприємець, яку систему оподаткування йому краще обрати? Або як оформити нового співробітника, щоб не отримати штраф? Хороший фахівець підкаже – бо він на вашому боці.

Особливо це актуально для дрібних підприємців та ФОП, які часто ведуть усі справи самостійно. Бухгалтер для ФОП – це шанс отримати зрозумілі відповіді на складні питання, а не тільки звітність «для галочки».

ФОП і бухгалтер: коли пора делегувати?

Багато підприємців-початківців пробують вести облік самотужки. Це реально, коли операцій мало і процеси прості. Але з розвитком справи рано чи пізно настає момент, коли без допомоги не обійтися.

Наприклад, у вас з’явилися наймані працівники – тепер треба нараховувати зарплату і подавати нові звіти. Або ви розширили географію продажів – зросла кількість документів і податкових нюансів. Буває й так: бізнес лишився тим самим, але держава підкинула «сюрприз» – змінила форму декларації чи звітності, скасувала пільгову ставку єдиного податку, і треба терміново переходити на іншу систему. Так, у 2022 році багато ФОП перейшли на спеціальний режим оподаткування 2% ЄП, а вже у 2023-му його скасували – підприємцям довелося знову змінювати підхід до сплати податків. Без бухгалтера такі тонкощі легко пропустити.

Як зрозуміти, що пора делегувати бухгалтерію професіоналам? Ось кілька ознак:

• Ви витрачаєте більше часу на заповнення документів, ніж на пошук клієнтів.
• Ви не впевнені, що відстежуєте всі актуальні зміни в податкових правилах.
• Звіти й декларації викликають у вас стрес і бажання відкласти все на потім.
• Ви вже отримували штраф або принаймні попередження від контролюючих органів.
• Ваш бізнес зростає, і обсяг паперової роботи невпинно збільшується.

Якщо впізнаєте себе хоча б в одному пункті – час шукати професійні бухгалтерські послуги. Майже кожен підприємець через це проходить. І майже кожен зрештою приходить до висновку: передати цифри тому, хто знається на них найкраще.

Виграє той, хто довіряє: історії успіху

Візьмемо показовий приклад. Андрій, власник інтернет-магазину хендмейд-товарів, рік вів бухгалтерію сам. Спочатку все йшло непогано, але з часом він заплутався у рахунках та звітах. Кульмінацією стала ситуація, коли через не подану вчасно декларацію Андрій отримав кілька тисяч гривень штрафу. Це була остання крапля – підприємець звернувся до сервісу бухгалтерського аутсорсингу. За словами Андрія, відтоді його бізнес «ніби видихнув»: документи в порядку, звіти подаються вчасно, податки сплачено, і він спокійно спрямовує зекономлений час на розширення асортименту та роботу з клієнтами.

Інший приклад – Олена, власниця салону краси. Її виторг невеликий, і довгий час вона обходилася без бухгалтера. Однак коли закон зобов’язав навіть ФОП у сфері послуг встановити РРО (реєстратор розрахункових операцій) та видавати клієнтам фіскальні чеки, Олена зрозуміла: самій розібратися в усіх вимогах складно. За порадою знайомих вона найняла бухгалтера. Фахівець допоміг налаштувати нові процедури, взяв на себе подання обов’язкових звітів. Тепер і податкова звітність, і касові операції – під контролем професіонала, а Олена зосереджена на розвитку свого бізнесу.

Подібних історій чимало. Практично кожен, хто перейшов на професійний бухгалтерський супровід, згодом жалкує лише про одне – що не зробив цього раніше. Навіщо самотужки пробиратися крізь хащі рахунків і законів, якщо поруч можуть бути люди, для яких ця стежка добре знайома?

Довіра і відповідальність – основа співпраці

Одна з причин, чому підприємці не одразу наважуються передати бухгалтерію, – острах помилок. Раптом бухгалтер щось зробить не так? Проте у серйозних компаніях, що надають бухгалтерські послуги, процеси вибудувані максимально надійно. Більше того, відповідальність закріплюється офіційно: з клієнтом укладається договір, де чітко прописано, хто і за що відповідає. Якщо помилка стається з вини бухгалтера, солідні фірми беруть на себе компенсацію штрафів. Тобто професіонали фактично страхують клієнта від фінансових втрат.

Довіра будується не лише на папері. Чимало власників бізнесу обирають тих бухгалтерів, яких їм порекомендували друзі чи колеги – і недарма. Жива рекомендація важить більше, ніж рекламні обіцянки. Якщо вам порадили конкретний бухгалтерський сервіс – значить, він уже довів свою надійність у справі. Саме завдяки «сарафанному радіо» зростають такі команди, як LegalTax: один задоволений клієнт приводить двох нових. Коли бухгалтер спілкується зрозумілою мовою, дотримується обіцянок і відповідально робить свою роботу, його ім’я передають у співтоваристві підприємців.

Довіра – це ще й конфіденційність. Передаючи фінансові дані, підприємець розраховує на нерозголошення комерційних таємниць. Надійні бухгалтерські служби гарантують це: у договорах передбачені положення про захист інформації, у роботі використовуються захищені канали зв’язку. Ви довіряєте – а отже, можете спати спокійно, знаючи, що цифри під контролем професіоналів.

Матеріал підготував:

Микола Потапов, незалежний кореспондент

Журналістське посвідчення № 0857

Газета «МЕДІА ПРОСТІР» (ідентифікатор медіа R30-02041)