Як оцифрувати трудову книжку: покрокова інструкція та правила у жовтні 2026
В Україні продовжується переведення відомостей про трудову діяльність громадян в електронну форму. Попри завершення п’ятирічного перехідного періоду, Пенсійний фонд України й надалі приймає та опрацьовує документи для формування електронних трудових книжок.
Оцифрування дозволяє доповнити Реєстр застрахованих осіб відомостями про періоди роботи, які не відображені в електронній системі, та спростити підтвердження стажу під час призначення пенсії.
Подати документи може як сам працівник, так і роботодавець. Також передбачено можливість особистого звернення до сервісного центру Пенсійного фонду.
Що передбачає законодавство про електронні трудові книжки
Облік трудової діяльності працівників в електронній формі запроваджено Законом України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який набрав чинності 10 червня 2021 року.
Відповідно до статті 48 Кодексу законів про працю України облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в Реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Водночас порядок подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі визначено постановою правління Пенсійного фонду України від 12 березня 2021 року № 11-1, зареєстрованою в Міністерстві юстиції 16 червня 2021 року за № 802/36424.
Цей нормативний акт передбачає подання відомостей про трудову діяльність, зокрема, на підставі сканованих копій документів, що підтверджують відповідні періоди роботи.
Електронна трудова книжка формується на основі відомостей, які містяться в Реєстрі застрахованих осіб, а також додаткових документів, поданих для внесення відсутньої інформації.
Закон № 1217-IX установив п’ятирічний перехідний період для включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність. Він тривав із 10 червня 2021 року до 10 червня 2026 року.
Однак завершення цього періоду не означає, що після зазначеної дати громадяни втратили можливість подати паперову трудову книжку для оцифрування.
У Пенсійному фонді України пояснили, що страхувальники та застраховані особи, які не подали відповідні документи до 10 червня 2026 року, можуть зробити це й після закінчення перехідного періоду.
Фонд наголосив, що чинними нормативно-правовими актами не передбачено відповідальності за неподання сканованих копій трудової книжки протягом установленого періоду.
Також відсутність оцифрованої трудової книжки не призводить до втрати страхового стажу. Періоди роботи, які підлягають врахуванню, можуть підтверджуватися документами відповідно до законодавства.
Крім того, Кабінет Міністрів України розпорядженням від 17 червня 2026 року № 592-р доручив Пенсійному фонду вжити заходів для включення до Реєстру застрахованих осіб відсутніх відомостей про трудову діяльність після закінчення строків, передбачених Законом № 1217-IX.
Уряд також передбачив доопрацювання програмного забезпечення для зіставлення даних персоніфікованого обліку з поданими відомостями про трудову діяльність та спрощення доступу до електронних трудових книжок.
Отже, станом на жовтень 2026 року процедура оцифрування залишається доступною, а встановлений раніше п’ятирічний строк не є підставою для відмови у прийнятті документів.
Які відомості потрібно оцифрувати
Особливе значення оцифрування має для підтвердження періодів роботи до 1 січня 2004 року.
Як пояснює Пенсійний фонд, відомості про трудову діяльність після цієї дати накопичуються в Реєстрі застрахованих осіб на підставі звітності страхувальників.
Водночас інформація в реєстрі може бути неповною або містити розбіжності, тому працівникові доцільно перевірити відомості про свою трудову діяльність незалежно від періоду працевлаштування.
Для внесення відсутньої інформації можна подати паперову трудову книжку та інші документи, які підтверджують відповідні періоди стажу.
При цьому оцифрування трудової книжки та зарахування страхового стажу не є тотожними процедурами. Наявність запису про роботу сама по собі не означає автоматичного зарахування будь-якого періоду до страхового стажу: він визначається за правилами пенсійного законодавства, з урахуванням часу роботи, відомостей персоніфікованого обліку та документів, передбачених законом.
Як підготувати трудову книжку до оцифрування
Перед поданням документів необхідно підготувати якісні скановані копії паперової трудової книжки.
Відповідно до Порядку № 11-1 та роз’яснення Пенсійного фонду, скановані копії повинні виготовлятися з оригіналів документів у кольоровому форматі.
Необхідно відсканувати титульну сторінку трудової книжки та всі сторінки, що містять записи про трудову діяльність, із дотриманням їх хронологічної послідовності.
Зображення мають бути чіткими, повними та придатними для прочитання. Зокрема, повинні бути видимими назва документа, його серія та номер, дата видачі, відомості про власника, записи про прийняття на роботу, переведення і звільнення, відповідні реквізити, підписи та печатки, якщо вони містяться в документі.
Скановані копії необхідно зберегти у форматі JPG або PDF. Розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ, а рекомендована роздільна здатність сканування становить 300 dpi.
Важливо, щоб під час сканування не були обрізані поля документа, окремі записи або реквізити, необхідні для встановлення відповідних періодів роботи.
Крім трудової книжки, за потреби можна підготувати скановані копії інших документів про стаж. Зокрема, Пенсійний фонд передбачає можливість подання документів про військову службу, освіту, окремі періоди догляду за дитиною та інших документів, які можуть мати значення для підтвердження стажу відповідно до законодавства.
Якщо людина змінювала прізвище, ім’я або по батькові, необхідно додати документи, що підтверджують відповідні зміни, зокрема свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені.
Як самостійно оцифрувати трудову книжку через ПФУ
Для подання документів потрібно зайти на вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України.
На головній сторінці необхідно обрати вхід до особистого кабінету та авторизуватися за допомогою кваліфікованого електронного підпису або Дія.Підпису.
Після авторизації у меню особистого кабінету слід перейти до розділу «Комунікації з ПФУ» та обрати сервіс «Відомості про трудові відносини».
У відкритій формі потрібно перевірити персональні дані, які автоматично відображаються з реєстру, а за необхідності заповнити відсутні відомості.
На наступному етапі необхідно надати згоду на передачу та обробку персональних даних.
Після цього слід завантажити підготовлені скановані копії трудової книжки. Для додавання документів використовується відповідна функція завантаження файлів у сервісі.
У спеціальному розділі електронної форми може бути передбачена можливість створення записів про трудову діяльність на підставі документів, які додаються до звернення.
Якщо необхідно підтвердити додаткові періоди стажу або зміну персональних даних, до звернення додаються відповідні документи.
Після завантаження файлів потрібно перевірити правильність заповнення форми та натиснути кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».
Сформоване електронне звернення підписується електронним підписом і надсилається до Пенсійного фонду для опрацювання.
При цьому важливо завершити саме процедуру підписання та надсилання звернення. Самого завантаження сканованих файлів недостатньо для їх передання на розгляд.
Після надсилання документи надходять до Пенсійного фонду, де уповноважені працівники здійснюють їх опрацювання та внесення відповідних відомостей до реєстру.
Як роботодавцю подати трудову книжку працівника
Оцифрувати відомості про трудову діяльність працівника може також роботодавець.
Для цього він або його уповноважений представник авторизується на вебпорталі Пенсійного фонду за допомогою електронного підпису та переходить до кабінету страхувальника.
Через відповідний сервіс подання відомостей про трудову діяльність роботодавець формує електронне звернення щодо працівника.
У формі зазначаються необхідні персональні дані працівника, зокрема прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової картки платника податків.
Після цього завантажуються скановані копії паперової трудової книжки та, за потреби, інших документів, що підтверджують відповідні періоди роботи.
Сформоване звернення роботодавець підписує електронним підписом та надсилає до Пенсійного фонду.
Водночас працівник може подати документи самостійно, не очікуючи їх подання роботодавцем.
Як перевірити результат оцифрування трудової книжки
Після надсилання документів необхідно перевіряти стан їх опрацювання в особистому кабінеті на вебпорталі Пенсійного фонду.
Для цього потрібно перейти до розділу «Мої звернення», у якому відображається інформація про подані документи та результати їх розгляду.
Якщо звернення має статус «В роботі» або «На контролі ЕТК», це свідчить про те, що документи прийняті до опрацювання. Повторно надсилати ті самі скановані копії лише через тривале очікування не потрібно.
У Пенсійному фонді пояснюють, що оцифрування здійснюється за принципом екстериторіальності та в порядку черговості надходження документів. Пріоритет передбачено для документів про стаж, поданих у зв’язку з призначенням або перерахунком пенсії.
Якщо звернення отримало статус «Відхилено» або «Скасовано виконання», необхідно ознайомитися з причиною такого рішення, усунути відповідні недоліки та повторно подати документи.
Причиною відхилення можуть бути, зокрема, неякісні скановані копії, неможливість прочитати записи або невідповідність персональних даних.
Після успішного опрацювання звернення інформацію можна перевірити в розділі «Електронна трудова книжка», зокрема у вкладці «Відцифрована ЕТК».
При цьому варто звірити відображені відомості з паперовими документами, щоб переконатися у правильності записів та повноті внесення періодів трудової діяльності.
Як оцифрувати трудову книжку без електронного підпису
Якщо громадянин не має електронного підпису або не може скористатися електронними сервісами Пенсійного фонду, він може особисто звернутися до сервісного центру ПФУ.
У Пенсійному фонді роз’яснюють, що фізична особа має можливість подати документи для переведення відомостей про трудову діяльність в електронну форму без самостійного накладення електронного підпису шляхом особистого звернення.
Для цього необхідно мати документ, що посвідчує особу, реєстраційний номер облікової картки платника податків та оригінали документів, які підтверджують трудову діяльність.
Залежно від обставин можуть знадобитися трудова книжка, документи про освіту, військову службу, інші документи про стаж або зміну персональних даних.
Водночас необхідно врахувати, що звичайне електронне звернення до Пенсійного фонду не замінює спеціальну процедуру оцифрування.
ПФУ наголошує, що скановані копії трудової книжки, дипломів чи інших документів про стаж, додані лише до звичайної заяви, скарги, клопотання або листа, не опрацьовуються як звернення для формування електронної трудової книжки.
Для цього необхідно використовувати спеціальний сервіс вебпорталу або передбачений порядок особистого звернення.
Що робити, якщо інформація про стаж відсутня в електронній трудовій книжці
Відсутність окремих періодів роботи в електронному реєстрі не означає автоматичної втрати стажу.
Порядок його підтвердження визначається законодавством, зокрема Законом України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування».
З 2 серпня 2026 року набрав чинності Закон України від 9 квітня 2026 року № 4851-IX «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” щодо підтвердження страхового стажу».
Відповідно до цього Закону, якщо інформація, необхідна для призначення або перерахунку пенсії, вже міститься в публічних електронних реєстрах, її повторне документальне підтвердження від особи не вимагається. Закон прямо забороняє витребовувати в громадянина документи для підтвердження таких відомостей.
Якщо необхідна інформація відсутня в електронних реєстрах, територіальний орган Пенсійного фонду повинен повідомити про це людину, зокрема через її електронний кабінет, та поінформувати про необхідність подання відповідних документів за їх наявності.
Закон також передбачає, що за відсутності електронних відомостей про трудову діяльність основним документом для підтвердження стажу роботи за період до впровадження системи персоніфікованого обліку є трудова книжка.
Якщо трудова книжка відсутня, не містить необхідних записів або містить неправильні чи неточні відомості, стаж може підтверджуватися іншими документами.
Зокрема, закон передбачає використання даних Реєстру застрахованих осіб, документів підприємств, установ та організацій, виписок із наказів, особових рахунків, відомостей про заробітну плату, документів про банківські операції щодо її нарахування або виплати, письмових трудових договорів та інших документів про періоди роботи.
Також можуть використовуватися документи архівних установ, а у випадках та порядку, визначених Кабінетом Міністрів України, — показання щонайменше двох свідків, які знали заявника за спільною роботою.
Окремо закон передбачає можливість підтвердження періоду перебування у трудових відносинах та характеру виконуваної роботи рішенням суду.
Отже, якщо інформація про певний період роботи не відображається в електронній трудовій книжці, необхідно встановити причину її відсутності та скористатися передбаченими законодавством способами підтвердження стажу.
Чи потрібно зберігати паперову трудову книжку після оцифрування
Перехід на електронний облік трудової діяльності не означає, що паперова трудова книжка втратила своє значення.
Після внесення відомостей про трудову діяльність до відповідного реєстру паперова трудова книжка, яка зберігалася в роботодавця, видається працівникові особисто під підпис.
Водночас стаття 48 Кодексу законів про працю України передбачає обов’язок роботодавця на вимогу працівника вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення й нагороди за успіхи в роботі.
Паперову трудову книжку доцільно зберігати і після оцифрування, оскільки вона може знадобитися для підтвердження або уточнення окремих періодів роботи.
Особливо це стосується випадків, коли в електронному реєстрі відсутня частина відомостей або виникають спірні питання щодо підтвердження трудового стажу.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.
