Як правильно засвідчити копію наказу про звільнення, щоб вона мала юридичну силу
Правильне засвідчення копії документа має не лише формальне, а й практичне значення. Від того, чи оформлена копія відповідно до вимог законодавства, залежить можливість використання її для підтвердження трудових прав, проведення державної реєстрації, подання до органів влади чи суду. Особливо це стосується кадрових документів, зокрема наказів про призначення або звільнення керівників юридичних осіб. Саме тому роботодавцям варто дотримуватися встановлених правил оформлення копій, а працівникам — знати, якою має бути належним чином засвідчена копія документа.
Коли роботодавець зобов’язаний видати копію наказу про звільнення
Відповідно до статті 47 Кодексу законів про працю України роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення.
Цей обов’язок виникає незалежно від того, з яких підстав припиняються трудові відносини. Отже, копія наказу про звільнення має бути видана працівникові в усіх випадках звільнення.
Які вимоги до засвідчення копії документа
Порядок виготовлення та засвідчення копій службових документів визначається Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів, а також внутрішньою інструкцією з діловодства юридичної особи.
Чинна редакція Правил передбачає, що юридична особа має право засвідчувати копії документів, які були створені нею, якщо для таких документів законодавством не встановлено спеціального порядку оформлення.
Юридичної сили копія набуває лише після її засвідчення у встановленому порядку.
Як правильно оформити копію документа
Під час засвідчення копії необхідно дотриматися кількох обов’язкових вимог.
По-перше, на лицьовому боці першого аркуша у правому верхньому куті має бути проставлена відмітка «Копія». Її можна нанести друкованим способом, за допомогою штампа або іншим способом, передбаченим правилами діловодства.
По-друге, на лицьовому боці останнього аркуша копії, нижче реквізиту «Підпис», необхідно зробити відмітку про засвідчення копії.
Вона повинна містити:
- слова «Згідно з оригіналом» (без лапок);
- найменування посади особи, яка засвідчує копію;
- особистий підпис;
- власне ім’я та прізвище цієї особи;
- дату засвідчення копії.
Саме така відмітка підтверджує відповідність копії оригіналу документа.
Чи обов’язково ставити печатку
Печатка не є обов’язковим реквізитом для кожної копії документа.
Необхідність її використання залежить від вимог законодавства, порядку подання конкретного документа або внутрішніх правил діловодства юридичної особи.
Якщо це передбачено законодавством, копія засвідчується відбитком печатки юридичної особи, її структурного підрозділу або спеціальної печатки «Для копій».
Тому перед поданням документа до іншої установи доцільно перевірити, чи встановлено для відповідного виду документа вимогу щодо використання печатки.
Що робити, якщо документ має кілька аркушів
Департамент державної реєстрації виконкому Кременчуцької міської ради вказує: якщо копія документа складається з кількох сторінок, їх необхідно пронумерувати та прошити.
Крім того, відмітка про засвідчення копії може бути доповнена написом: «Всього в копії ___ арк.»
Це дозволяє підтвердити цілісність документа та кількість його аркушів.
Чому правильне засвідчення копії є важливим
Належне засвідчення копії документа — це не просто вимога діловодства. Воно підтверджує відповідність копії оригіналу та надає їй юридичної сили у випадках, коли документ використовується для реалізації трудових прав, державної реєстрації, подання до органів влади чи в інших ситуаціях, передбачених законодавством. Саме тому дотримання встановлених правил оформлення є важливим як для роботодавців, так і для працівників.
Підписуйтесь на наш Telegram-канал t.me/sudua та на Google Новини SUD.UA, а також на наш VIBER та WhatsApp, сторінку у Facebook, в Instagram та в Х, щоб бути в курсі найважливіших подій.
